Adapun tata
cara yang baik saat menelpon adalah sebagai berikut :
1.
Pegang
gagang telepon dengan baik. Hal ini penting untuk menghindarkan suara yang kita
keluarkan tidak jelas . Perhatikan juga jarak telepon, jangan terlalu dekat
ataupun terlalu jauh dengan mulut kita.
2.
Usahakan
nafas kita pada saat berbicara tidak terdengar seperti mendengus di telepon.
Kasihan lawan bicara kita, mbrebek (kata orang Jawa)
3.
Ucapkan
salam baik pada saat kita menelpon atau menerima telepon, seperti Selamat Pagi,
Selamat Siang, Selamat Sore dsb. Bila menerima telepon di kantor biasanya kita
sebutkan identitas perusahaan, salam, nama dan kalimat bisa dibantu. Misal: PT
Kolang-Kaling, Selamat pagi/siang/sore, dengan Dian bisa dibantu..?
4.
Jangan
lupa tanyakan identitas penelpon dengan kalimat, boleh tahu dengan
Bapak/Ibu/Mas/Mbak siapa saya berbicara..?
5.
Gunakan
“Smiling Voice” selama pembicaraan berlangsung, bahkan sejak pertama
mengucapakan salam. Bagaimana sich membuat suara kita enak & empuk didengar
dan selalu seperti tersenyum..?ya kuncinya tersenyumlah selama berbicara dan
buat nada suara kita berada pada posisi suara rendah (jangan melengking) dan
menggunakan suara perut
6.
Selama
pembicaraan jaga kecepatan bicara kita (pitch control) agar tidak terlalu cepat
dan terlalu lambat
7.
Simak
baik-baik pesan atau kalimat yang diucapkan lawan bicara. Jangan memotong
pembicaraan. Bila perlu mencatat, siapkan selalu alat tulis di dekat kita
8.
Apabila
tidak mengerti, tidak ada salahnya kita melontarkan pertanyaan
9.
Simpulkan
hal-hal penting sepanjang pembicaraan sebelum mengakhiri pembicaraan
10. Akhiri pembicaraan dengan pertanyaan “apakah ada lagi yang bisa
saya bantu?” atau ada hal-hal penting yang terlewat untuk disampaikan. Bila
tidak maka ucapkan terima kasih dan jangan lupa ucapkan kembali salam
11. Yang menghubungi atau menelpon adalah yang meletakkan / menutup
gagang telepon terlebih dahulu. Hal ini untuk menghindarkan adanya hal penting
yang mungkin belum disampaikan sepanjang pembicaraan dan telepon keburu ditutup
atau berkesan kita mentup/membanting telepon padahal lawan biacara belum
selesai berbicara.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar